Memilih villa atau resort untuk gathering perusahaan perlu mempertimbangkan lebih dari sekadar harga kamar. Kapasitas, fasilitas kegiatan, akses kendaraan, kenyamanan, dan dukungan venue akan memengaruhi keberhasilan acara.
1. Periksa kapasitas dan pembagian kamar
Pastikan jumlah kamar, tipe tempat tidur, kapasitas maksimal, serta kebutuhan peserta sesuai dengan data rombongan. Tanyakan juga ketentuan check-in, check-out, dan penambahan peserta.
2. Pastikan fasilitas kegiatan tersedia
Untuk gathering, periksa ketersediaan aula, lapangan, ruang meeting, area makan, sound system, listrik, parkir, dan area cadangan apabila hujan.
3. Perhatikan akses dan keamanan
Pastikan bus atau kendaraan rombongan dapat mencapai lokasi. Periksa kondisi jalan, penerangan, jalur evakuasi, petugas keamanan, dan prosedur penanganan keadaan darurat.
4. Hitung kebutuhan paket secara menyeluruh
Bandingkan harga berdasarkan fasilitas yang termasuk: kamar, konsumsi, meeting room, aktivitas, perlengkapan, pajak, dan biaya tambahan. Mintalah penawaran tertulis agar tidak terjadi salah pemahaman.
5. Diskusikan reschedule dan pembatalan
Ketentuan perubahan tanggal, pembatalan, uang muka, dan penalti sebaiknya dipahami sebelum pembayaran.
Butuh bantuan memilih venue?
GBN Management membantu mencarikan dan mengoordinasikan kebutuhan hotel, resort, dan villa untuk gathering, meeting, retreat, maupun acara keluarga di Bogor dan sekitarnya.